一招搞定时间管理

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引读

一个好厨子若是想自己做出一锅好吃的饺子,他当然能做出来。问题是,当司务长告诉他饺子需要体现出厨房的精神、经理告诉他饺子需要体现出酒店的风貌、街道主任告诉他饺子需要体现出街道的特色、区长告诉他饺子需要体现出区里的规划、市长告诉他饺子需要体现出市里的发展时,他做出来的,只能是春晚了。
你现在处境是不是这样呢?甲方、BOSS、项目经理、产品经理、艺术总监、各种老大。。。。

今天带大家来探讨一下时间管理,说到时间管理在这之前不得不和大家提到非常重要地目标管理,因为没有目标在时间平衡管理上确实是大忌,而目标管理从技术角度来开展的话就得提到一个非常常见的一个法宝,我们叫他“斯马特”——SMART技术。

SMART为何物

分解动作

下面老司机从几个故事和例子中带你领略一下

具体化:
数据组一
数据组二
提高产品质量
提升产品合格率达98%
增强客户意识
客户投诉率降低至1%
明天拜访客户
明天拜访3个重要客户,5个普通客户
提升服务速度
工作时间两小时之内响应

(一)具体化:游泳的故事

1952年7月4日清晨,加利福尼亚海岸下起了浓雾。在海岸以西 21 英里的卡塔林纳岛上,一个43岁的女人准备从太平洋游向加州海岸。她叫费罗伦丝·查德威克。

那天早晨,雾很大,海水冻得她身体发麻,她几乎看不到护送他的船。时间一个小时一个小时的过去,千千万万人在电视上看着。有几次,鲨鱼靠近她了,被人开枪吓跑了。

15小时之后,她又累,又冻得发麻。她知道自己不能再游了,就叫人拉她上船。她的母亲和教练在另一条船上。他们都告诉她海岸很近了,叫她不要放弃。但她朝加州海岸望去,除了浓雾什么也没看不到……

人们拉她上船的地点,离加州海岸只有半英里!后来她说,令她半途而废的不是疲劳,也不是寒冷,而是因为她在浓雾中看不到目标。查德威克小姐一生中就只有这一次没有坚持到底。

点评:通过两组数据显示数据组二更加形象具体,通过这个故事我们可以看到只有目标是看的见,够得着的,才能成为一个有效的目标,才会形成动力,帮助人们获得自己想要的结果。

确保目标具体化可以通过5W1H:
What :目标是什么?
When :什么时间执行最合理?
Where:在什么地点最适宜?
Who :谁最适合去做?
Why :为什么这样做?
How :怎样做最高效?

(二)可测量:保险销售员的故事

有个同学举手问老师:”老师,我的目标是想在一年内赚100万!请问我应该如何计划我的目标呢?”

老师便问他:“你相不相信你能达成?”他说:“我相信!”老师又问:“那你知不知到要通过哪行业来达成?”他说:“我现在从事保险行业。”老师接着又问他:”你认为保险业能不能帮你达成这个目标?”他说:”只要我努力,就一定能达成。”
“我们来看看,你要为自己的目标做出多大的努力,根据我们的提成比例,100万的佣金大概要做300万的业绩。一年:300万业绩。一个月:25万业绩。每一天:8300元业绩。”老师说。“ 每一天:8300元业绩。大既要拜访多少客户?”
老师接着问他,“大概要50个人。”,“那么一天要50人,一个月要1500人;一年呢?就需要拜访18000个客户。”

这时老师又问他:“请问你现在有没有18000个A类客户?”他说没有。“如果没有的话,就要靠陌生拜访。你平均一个人要谈上多长时间呢?”他说: “至少20分钟。”老实说:“每个人要谈20分钟,一天要谈50个人,也就是说你每天要花16个多小时在与客户交谈上,还不算路途时间。请问你能不能做 到?”他说:“不能。老师,我懂了。这个目标不是凭空想象的,是需要凭着一个能达成的计划而定的。”

点评:目标在制定时遵循“能量化的量化,不能量化的质化”,目标不是孤立存在的,目标是计划相辅相成的,目标指导计划,计划的有效性影响着目标的达成。同时目标量化是需要注意经过科学的论证、精确的计算。

(三)可实现:马拉松运动员的故事

山田本一是日本著名的马拉松运动员。他曾在1984年和1987年的国际马拉松比赛中,两次夺得世界冠军。记者问他凭什么取得如此惊人的成绩,山田本一总是回答:“凭智慧战胜对手!”

大家都知道,马拉松比赛主要是运动员体力和耐力的较量,爆发力、速度和技巧都还在其次。因此对山田本一的回答,许多人觉得他是在故弄玄虚。

10年之后,这个谜底被揭开了。山田本一在自传中这样写到:“每次比赛之前,我都要乘车把比赛的路线仔细地看一遍,并把沿途比较醒目的标志画下来, 比如第一标志是银行;第二标志是一个古怪的大树;第三标志是一座高楼……这样一直画到赛程的结束。比赛开始后,我就以百米的速度奋力地向第一个目标冲去,到达第一个目标后,我又以同样的速度向第二个目标冲去。40 多公里的赛程,被我分解成几个小目标,跑起来就轻松多了。开始我把我的目标定在终点线的旗帜上,结果当我跑到十几公里的时候就疲惫不堪了,因为我被前面那段遥远的路吓到了。”

点评:目标是需要分解的,比如在四个月把跑步成绩提高1秒,在第一个月内提高0.03秒,在第二个月内再提高0.03秒等。目标被清晰地分解后,当我们实现了一个目标的时候,我们就及时地得到了一个正面激励,这对于培养我们挑战打目标的信心的作用是非常巨大的!

(四)相关性:石匠的故事

有个人经过一个建筑工地,问那里的石匠们在干什么?三个石匠有三个不同的回答:
第一个石匠回答:“我在做养家糊口的事,混口饭吃。”
第二个石匠回答:“我在做整个国家最出色的石匠工作。”
第三个石匠回答:“我正在建造一座大教堂,我想成为一位优秀的石匠。”

点评:三个石匠的回答给出了三种不同的目标,第一个石匠是非常现实和注重自我生理需求的,这种人一般会没有太大的生活激情,得过起过,没有什么大作为;第二个石匠是以为职能型思维的人,大多数都为专业人员表现,更多的考虑个人本质工作,目标较为单一,当组织在做大的战略调整时很难及时作出调整;而第三个石匠的回答说出了目标的真谛,这个人是经营思维导向的人,是一位现代创业者思维的人,他将组织目标与个人目标有机的结合在一起,在实现组织目标的同时个人也在实现自我价值与个人目标。

中松义郎的目标一致理论讲的就是这一点,当一个人的目标与组织的目标越一致,这个人潜能发挥就越大,就越有发展!

(五)时间限制:日常办公的故事

“小刘,我叫你写的报告写完了吗?”星期一主管问秘书。
“可是上周五你不是说这周用吗,我以为周末之前准备好就可以了?”秘书对于主管措手不及的问题如是回答。
“不是吧,那个报告今天管理者开会就要用的,你怎么还没准备......”主管的怒火已经上来。

点评:你平时是这样下发任务的么?由于该主管没有明确指出该任务的截止日期,使得秘书并不知道完成该任务的具体时间节点,不仅工作没有按时执行,还造成了上司与员工的摩擦。
根据工作任务的权重、事情的轻重缓急,拟定达到目标截止的时间要求,定期检查项目的完成进度,及时掌握项目进展情况,确保目标保质保量完成。

目标执行

再次回到目标具体性中费罗伦斯的案例中。费罗伦斯在失败两个月后,再次选择重新横渡。但是这一次,她采取了一种策略:把整个过程分成8个小阶段,设置标志物。每到一个标志物,她就会告诉自己:我已经完成多少了,我还剩下多远就要完成了。因为这次横渡海峡每一步都有了阶段性目标,既减少了压力,又增加了成就感。所以,费罗伦丝顺利地完成了她横渡海峡的壮举——她不但是第一位游过卡塔林纳海峡的女性,而且比男子的记录还快了大约两个钟头。

点评:同样的目标,同样是可实现具体化的一个目标,第一次因为在执行过程中感受不到与目标之间的距离,同时自己完成的效果也不知道,逐渐地也就失去了动力与信心;第二次因为分解了目标,每个阶段完成后自己很清楚现在所处境地和达到程度,压力也会逐渐减小,同时实现小目标时也是另一种激励。从这个意义上讲,只有善于分解目标的人,才是离目标最近的人。

对了,19年还剩5个月了,
你今年的小目标完成了么?[二哈]

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